A coleta de dados desempenha um papel crucial na tomada de decisões, perceções do cliente, análise de mercado e otimização de processos. Desde informações do cliente até registos financeiros, as empresas estão constantemente à procura de formas para otimizar os processos de coleta de dados para se manterem competitivas e ágeis. No entanto, os métodos tradicionais de entrada e análise de dados são muitas vezes demorados, propensos a erros e consomem muitos recursos, levando a ineficiências operacionais.
I. A Ascensão da Tecnologia OCR
O Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) é, sem dúvida, uma tecnologia sofisticada que permite aos computadores reconhecer e extrair texto de imagens, documentos digitalizados e, até mesmo, materiais escritos à mão. Ao converter documentos físicos em texto legível por uma máquina, o OCR possibilita, assim, a automação e o processamento rápido de grandes quantidades de dados. Além disso, essa tecnologia cresceu exponencialmente nos últimos anos, tornando-se mais precisa, acessível e, por conseguinte, indispensável em várias indústrias.
Na sua essência, o OCR funciona ao identificar padrões e formas numa imagem e comparando-os com um vasto banco de dados de caracteres e símbolos conhecidos. Conforme o software de OCR processa a imagem, ele avalia a probabilidade de várias correspondências de caracteres. Para isso, utiliza modelos estatísticos e técnicas de aprendizagem de máquina de forma a melhorar a precisão ao longo do tempo.
II. Vantagens do OCR no Processamento e Extração de Dados
A implementação da tecnologia OCR oferece inúmeras vantagens no processamento e extração de dados, tornando-se uma ferramenta valiosa para as empresas. O OCR acelera significativamente os processos de entrada de dados que, de outra forma, seriam demorados e propensos a erros se feitos manualmente. Ao automatizar a extração de dados de documentos, o OCR possibilita um processamento mais rápido e eficiente, libertando recursos humanos valiosos para tarefas mais críticas.
A evolução do software de OCR fez com que a sua precisão aumentasse cada vez mais. Dessa forma, reduzindo as chances de erros de entrada de dados que podem ocorrer por meio da transcrição manual. Essa alta precisão é especialmente importante para documentos sensíveis, como informações de clientes ou registos financeiros.
Outra melhoria trazida pelo OCR é que a tecnologia permite converter documentos físicos em texto digital pesquisáveis e editável. Isto facilita o armazenamento, recuperação e análise de vastas quantidades de informações de forma digital. Essa acessibilidade melhora a colaboração e o compartilhamento de dados entre equipes e departamentos.
A implementação da tecnologia OCR também pode levar a economias substanciais, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando os erros e retrabalhos associados a isso. Além disso, o OCR otimiza a gestão de documentos, reduzindo os custos relacionados ao armazenamento e recuperação física.
Por fim, o OCR é compatível com vários formatos de arquivo, incluindo imagens digitalizadas, PDFs e fotografias. Isto permite que ele lide facilmente com diversos tipos de documentos e imagens.
III. Principais exemplos de aplicação da Tecnologia OCR
A coleta de documentação de clientes é um aspeto crítico em várias indústrias, como finanças, saúde, viagens e venda a retalho. Quando as pessoas interagem com as empresas, muitas vezes precisam fornecer documentos de identificação para comprovar a sua identidade, elegibilidade ou conformidade com regulamentações. Verificar a autenticidade desses documentos, como passaportes, cartas de condução, cartões de identificação nacionais, vistos, cartões de seguridade social e muito mais, é fundamental para garantir a segurança e a credibilidade de transações e interações.
III.I. Processamento de Documentação do Cliente
Nas atividades bancárias, quando um cliente abre uma conta bancária, normalmente precisa fornecer vários documentos, como carteiras de identidade, passaportes, contas de serviços públicos, etc. O OCR pode ser usado para extrair informações relevantes desses documentos, como nome, endereço, data de nascimento, e números de conta, facilitando a integração de novos clientes e a verificação dos seus detalhes.
Já nas companhias de seguros, quando um cliente solicita uma apólice de seguro, pode ser necessário enviar documentos como cartas de condução, cartões de seguro de saúde ou registos de veículos. O OCR pode extrair rapidamente as informações necessárias, agilizando o processo de subscrição e reduzindo o tempo necessário para a integração do cliente ao sistema.
III.II. Análise de Faturas
As faturas são documentos financeiros essenciais que desempenham um papel crucial nas operações diárias das empresas. Elas servem como solicitações formais de pagamento, detalhando os produtos ou serviços fornecidos, os seus custos associados e termos de pagamento. As faturas atuam como registos legais de transações entre compradores e vendedores, facilitando interações financeiras suaves e garantindo pagamentos rápidos e precisos.
A tecnologia OCR revoluciona o processamento de faturas, automatizando a extração de dados desses documentos. Quando as faturas são digitalizadas ou carregadas, o software de OCR reconhece e extrai com precisão detalhes-chave, como números de faturas, datas, itens, quantidades, preços e informações fiscais. Esses dados são então transformados em formatos digitais estruturados, tornando-os facilmente pesquisáveis e acessíveis. Atualmente, os governos têm adotado esta tecnologia integrado ao QR code para simplificar a emissão de faturas e implementar o controlo das transações dos contribuintes (Para mais detalhes, veja nosso artigo aqui).
IV. Conclusão
Considerando as inúmeras vantagens que o OCR oferece na coleta e processamento de dados, as empresas obterão diversos benefícios ao adotar essa tecnologia. O OCR otimiza as operações, economiza tempo, reduz custos e minimiza o risco de erros humanos. Automatizar a extração de texto de imagens e documentos digitalizados permite que as empresas lidem com grandes quantidades de dados de forma eficiente, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e experiências aprimoradas para os clientes.
Ao implementar o OCR para documentação de clientes, as empresas podem acelerar a integração de clientes, garantir conformidade com regulamentações e construir confiança com os seus clientes. Da mesma forma, aproveitar o OCR para análise de faturas permite que as empresas otimizem o fluxo de caixa, simplifiquem os processos financeiros e obtenham uma visão mais detalhada das suas transações financeiras.