O ambiente de negócios moderno testemunhou uma mudança significativa na importância da conformidade de dados com regulamentações. Com a crescente preocupação com privacidade e segurança, governos e órgãos reguladores em todo o mundo introduziram rigorosas leis de proteção de dados. Destaca-se entre elas o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia, que serve como referência global para proteção de dados pessoais. A evolução do cenário da regulação de dados tem colocado um crescente ónus sobre as empresas para atender a esses requisitos rigorosos, o que envolve a identificação, proteção e, frequentemente, a exclusão de dados pessoais quando não são mais necessários. Neste contexto, torna-se essencial adotar o RPA para a gestão de compliance e automatização de controlo de dados.
I. A Importância do Compliance na Gestão de Dados
Ter os dados em compliance não é apenas uma obrigação legal; é um aspeto fundamental da conduta ética nos negócios na era digital. A sua importância assegura a proteção da privacidade, segurança e direitos das pessoas cujos dados as organizações coletam e processam. No entanto, o não cumprimento das regulamentações de proteção de dados pode resultar em consequências graves, incluindo multas, danos à reputação de uma organização e, em alguns casos, ações legais. Portanto, a gestão do controlo de dados é crucial para manter a confiança e a responsabilidade no ecossistema digital.
II. O Desafio da Identificação e Exclusão de Dados
Tradicionalmente, identificar e excluir dados pessoais de documentos, são tarefas executadas por processos manuais. Por conseguinte, profissionais de compliance e as suas equipas muitas vezes são sobrecarregados com a demorada tarefa de examinar vastas quantidades de documentos, planilhas e bancos de dados. Contudo, essa abordagem manual possui várias limitações inerentes.
A identificação e exclusão manual de dados estão sujeitas a erros humanos. Profissionais de compliance podem perder informações sensíveis ou cometer erros. Além disso, a grande quantidade de dados que as organizações lidam hoje torna os processos manuais altamente ineficientes, o que demanda demasiado tempo e esforço nessas tarefas, desviando o foco de iniciativas mais estratégicas.
III. Introdução do RPA como solução
A Automatização de Processos Robóticos (RPA) emerge como uma solução para enfrentar os desafios apresentados pela identificação e exclusão manual de dados. Além disso, o RPA oferece uma abordagem transformadora para a gestão de dados, automatizando as tarefas intensivas em mão de obra envolvidas no manuseio de informações sensíveis.
Robôs de software RPA podem ser treinados para reconhecer padrões e conteúdo em documentos e repositórios de dados. Dessa forma, garantem a identificação precisa de dados pessoais. Esses robôs também podem ser programados para executar processos seguros de exclusão de dados consoante as diretrizes regulatórias. Desse modo, mantêm um rastreamento detalhado para demonstrar a conformidade.
IV. Como o RPA ajuda na automatização do controlo de dados
O RPA destaca-se na classificação de documentos e extração de dados, tornando-se uma ferramenta valiosa para automatizar a identificação de dados pessoais. Robôs de software podem ser programados para reconhecer vários tipos de documentos, sejam eles e-mails, PDFs, planilhas ou arquivos de texto. Eles usam critérios e padrões predefinidos para classificar documentos como contendo informações sensíveis. Uma vez identificados documentos que contenham dados pessoais, poderá ser-lhe atribuída uma data para ser excluído e assim o fará automaticamente.
Dessa forma, robôs de RPA iniciam o processo de exclusão de acordo com fluxos de trabalho e regras predefinidas. Essa abordagem controlada e automatizada minimiza o risco de acesso não autorizado e exposição acidental de dados, que são preocupações comuns nos processos de exclusão manual.
V. Benefícios do Uso da RPA em Compliance
Um dos benefícios mais proeminentes do uso do RPA é a redução substancial do erro humano. Dessa forma, os processos de identificação e exclusão de dados manuais são altamente suscetíveis a erros. Assim, profissionais de compliance podem inadvertidamente ignorar dados pessoais ou cometer erros durante o processo de exclusão, levando a potenciais consequências legais. A capacidade do RPA de automatizar essas tarefas com precisão reduz significativamente o risco de tais erros, garantindo que os dados pessoais sejam identificados e geridos com precisão e consistência.
A utilização de RPA também permite o monitoramento em tempo real das atividades de gestão de dados. Assim, profissionais de compliance podem acompanhar o progresso dos processos de identificação e exclusão de dados e gerar relatórios sobre as atividades de conformidade a qualquer momento. Isso permite que avaliem o seu status e façam ajustes necessários para abordar os problemas antes que se agravem.
As penalidades financeiras associadas a violações das regulamentações, como o RGPD, podem ser altas. Assim, a implementação do RPA para garantir o manuseio e exclusão adequados de dados pode reduzir significativamente o risco de infrações e penalidades associadas. A precisão e a consistência do RPA no cumprimento dos requisitos regulatórios ajudam as organizações a evitar multas e ações legais.
VI. Conclusão
A convergência de regulamentações de proteção de dados, o crescimento exponencial de dados e o potencial do RPA exigem uma abordagem pró-ativa para a gestão dos dados em conformidade com as regulamentações. Em resumo, a utilização do RPA para controlo de dados pode ser um grande facilitador para ajudar as organizações a garantir a privacidade e a segurança de informações e de dados pessoais.