E-mails, IP’s, provedores de serviços, listas negras, spam: é infindável a lista de conceitos que aparecem misturados quando o assunto é a entrega de campanhas de e-mail, e a situação piora quando as empresas já estão em dificuldades e lutam com e-mails que teimam em não chegar ao destino.
O cenário de caos mental no que toca a e-mails bate-nos à porta muitas vezes – quase sempre acompanhado de um pedido desesperado para salvarmos e-mails cativos pelos filtros de spam. Acredite ou não, geralmente perdemos mais tempo a esclarecer o funcionamento do sistema do que a resolvê-lo.
Se gere um negócio que não vive sem e-mail (que, hoje em dia, são todos, não é verdade?), conheça bem as regras do jogo e não aceite perder. Nós damos uma ajuda.
O que é o IP e porque é que ele importa tanto
De forma simples, o IP é o endereço do seu domínio. Se tem um site do tipo nomedasuaempresa.com, esse domínio está alojado num local da web, e esse local é identificado pelo IP.
A importância do seu IP é semelhante à importância da sua própria morada: é lá que vai parar a correspondência que lhe é destinada e é a essa porta que bate a polícia se um dia estiver envolvido em irregularidades. No mundo virtual acontece tudo exatamente da mesma forma.
IP dedicado ou IP partilhado
Começa aqui a confusão de muitos gestores. Ter um IP dedicado é ter um endereço só para si, onde só vive o seu domínio e mais nenhum outro. Ter um IP partilhado é como viver num prédio com vários apartamentos: além do seu domínio, aquele IP serve de morada a mais domínios, ou seja, têm todos o mesmo endereço oficial.
Quando o assunto é e-mail, ter um IP dedicado ou um IP partilhado é escolher entre assinar todas as cartas que saem de sua casa ou aceitar que o correio recolha cartas também dos vizinhos. É natural que, para alguns gestores, a ideia de partilhar IP (ou o que quer que seja, na verdade) com outras empresas não traz paz de espírito. No entanto, há vantagens e desvantagens em querer “morar sozinho” num IP:
Vantagens do IP dedicado
Se vive sozinho e da sua caixa de correio só saem cartas escritas por si, é garantido que tem total controlo sobre as mensagens que são largadas no mundo. Para sair uma carta irregular da sua caixa ela tem de ser escrita por si; caso contrário, tudo é processado como manda a lei.
Num IP partilhado, pelo contrário, os vizinhos podem misturar as cartas deles com as suas e, depois de entregues ao distribuidor, ninguém vai saber quem escreveu o quê. Se, no meio do molho, houver uma carta ilegal, a polícia vai penalizar o prédio todo pelo erro e não apenas o indivíduo que cometeu o crime.
Voltando aos e-mails, se tiver um IP dedicado tem total controlo sobre as mensagens que saem e, se não quiser, não há forma de aquele IP enviar spam. Está, assim, a salvo de penalizações. Já se usar um IP partilhado, está vulnerável aos comportamentos menos próprios dos outros utilizadores do mesmo IP e pode ser penalizado por tabela se eles cometerem irregularidades.
Desvantagens do IP dedicado
Ainda que tenha menos controlo num IP partilhado, a verdade é que, se só uma casa enviar cartas, o correio vai passar menos vezes – que é como quem diz, se os únicos e-mails enviados por aquele IP são os seus, nunca mais vai conseguir construir uma boa reputação (a menos que tenha um volume realmente grande de envios, superior a 100 mil por mês).
Com um IP partilhado, todos enviam e-mails todos os dias e todos contribuem para que o IP se mantenha muito ativo, construindo uma boa reputação com maior facilidade.
A importância da reputação do IP e o impacto nos e-mails
Digamos que as caixas de e-mail não abrem a porta a estranhos, menos ainda a visitas com ar duvidoso. Se o seu IP não for conhecido nem reconhecido, a chance de os seus e-mails serem travados antes de chegarem aos destinatários cresce exponencialmente. Se, por outro lado, os seus e-mails partirem de um IP com boa reputação, as portas vão abrir-se sem demora.
Ter um IP partilhado é uma forma de construir uma reputação mais rápido, para que todos os utilizadores beneficiem das vantagens associadas a ela; por outro lado, ficam todos sujeitos à penalização coletiva caso alguém cometa falhas.
Gerir IPs não é a sua obrigação
Não se exige (nem se espera) de um gestor de negócios que domine o funcionamento dos IPs e respetivo impacto na entrega de e-mails. Na realidade, esse é um trabalho minucioso e demorado, e é por isso que existem entidades fornecedoras deste serviço.
Contratar terceiros para cuidar dos seus IPs e dos seus envios é o melhor que pode fazer se não é um perito na matéria. Não só estes profissionais podem ajudá-lo a configurar tudo da melhor forma como ainda acompanham os seus IPs diariamente, garantindo que estão saudáveis e fora das listas negras.
Basta que entenda os conceitos principais para acompanhar a gestão do serviço prestado. O resto das energias pode investi-las na gestão do crescimento do seu negócio.