La gestión financiera y fiscal de los gobiernos es un proceso complejo y crucial para garantizar el uso eficiente de los recursos públicos. Con miles de transacciones y gastos que se registran regularmente, es fundamental contar con mecanismos eficientes para recopilar, procesar y almacenar la información de los contribuyentes. La precisión y rapidez en este proceso tienen un impacto directo en la toma de decisiones, la transparencia gubernamental y la identificación de posibles desviaciones o errores. Por ello, la adopción de nuevas tecnologías es esencial para facilitar estos procesos.
I. El Papel del OCR y el Código QR en la Automatización de Procesos Administrativos
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y el Código QR han desempeñado un papel fundamental en la automatización de procesos administrativos. El OCR, por ejemplo, permite extraer automáticamente la información de las facturas, convirtiendo el texto impreso en datos digitales. Esto reduce significativamente la necesidad de entrada manual de datos, minimizando errores y acelerando la captura de información.
Por su parte, el Código QR ofrece una solución de almacenamiento compacta y segura para la información de las facturas. Este código se puede escanear fácilmente y almacena datos relevantes, como el número de identificación fiscal del proveedor, la fecha, el valor y otros detalles importantes. El uso combinado del OCR y el Código QR permite la digitalización completa del proceso, desde la recepción de la factura hasta el almacenamiento, asegurando una gestión más eficiente y una administración gubernamental moderna, ágil y transparente.
II. Facturación Electrónica en Portugal
En 2023, Portugal está logrando avances significativos en la facturación y la digitalización. Uno de los cambios destacados es la expansión de la facturación electrónica para las transacciones de Business to Government (B2G), incluyendo no solo a grandes empresas, sino también a medianas y pequeñas empresas.
El uso de códigos QR en las facturas ha sido un paso importante en este proceso. Los códigos QR, que significan «Respuesta Rápida» en inglés, son matrices bidimensionales de puntos que pueden contener diversos tipos de información. En el contexto de las facturas, los códigos QR proporcionan detalles relevantes, como el número de factura, la fecha de emisión, el número de identificación fiscal del emisor, la descripción del contenido, la base imponible, la inclusión del IVA y el valor total.
La obligación de incluir códigos QR en las facturas fue establecida mediante Decreto-Ley 28/2019 aprobado por el Consejo de Ministros y entró en vigor el 1 de enero de 2022. El principal motivo detrás de esta medida es combatir el fraude y la evasión fiscal de manera más efectiva y facilitar las deducciones de gastos para los contribuyentes.
III. Novedades en la Facturación Electrónica en España
A partir del 1 de enero de 2024, las facturas emitidas por empresarios y profesionales en España también deberán incluir un código QR, al igual que en Portugal, según lo establecido por el Reglamento que define los requisitos para los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de los formatos de registros de facturación.
Este Reglamento surge de la necesidad de adaptación, modernización y cumplimiento de los requisitos de estandarización de los sistemas y programas informáticos utilizados por autónomos, pequeñas y microempresas. Esto asegura la interconexión y compatibilidad con los programas informáticos de clientes, proveedores y administraciones, al mismo tiempo que ayuda a evitar la adulteración y manipulación de datos.
IV. Beneficios del Uso del Código QR y OCR
La adopción del Código QR en las facturas tiene como objetivo impulsar la transición digital de las empresas, aportando varios beneficios. En primer lugar, facilita la comunicación de documentos fiscales relevantes a la Autoridad Tributaria (AT), lo que agiliza el proceso y lo hace más eficiente. Además, permite un mayor control de las operaciones realizadas por los contribuyentes, contribuyendo a combatir la economía informal, el fraude y la evasión fiscal.
Para los consumidores, el Código QR simplifica la inclusión de gastos que pueden generar descuentos en el IRS, con la posibilidad futura de una aplicación que lea y comunique automáticamente la información al portal de finanzas. Para las empresas, esta medida promueve la adopción de la facturación electrónica, aumentando la productividad al fomentar el uso de tecnologías modernas en la emisión de facturas y documentos contables.
Además, la seguridad es una preocupación fundamental en la gestión de información gubernamental. Tanto el OCR como el Código QR pueden garantizar la seguridad de los datos mediante la criptografía y la autenticación, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información confidencial. Esta seguridad es fundamental para proteger la integridad de los registros financieros y asegurar la transparencia y confiabilidad de las operaciones gubernamentales, contribuyendo a un entorno de trabajo más seguro y confiable.
V. Conclusión
La adopción del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y el Código QR traerá numerosos beneficios para la gestión de facturas en Portugal y España. A través del OCR, la información de las facturas puede ser extraída automáticamente, reduciendo errores y acelerando el procesamiento. Por su parte, el Código QR permite el almacenamiento seguro y compacto de datos, facilitando el acceso e integración con los sistemas de gestión financiera. Estas tecnologías brindan un mejor control de gastos, reducción de gastos de almacenamiento físico y un proceso administrativo más eficiente y transparente.